スケジュール管理 ~立てるだけでなく実績も振り返る~


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こんにちは。行政書士 / 人事コンサルタントの酒井です。

仕事の気分転換に、今日の朝に考えていたことを記そうと思います。

気分転換には、①場所を変える ②文房具などの道具を変える ③人に会って(連絡して)刺激をもらう、等々、意識していることはたくさんありますが、今回は『全く違う方向の仕事をする(このブログを書く)』ということで、リフレッシュしようと思います。ちなみに直前までしていた仕事は行政書士業務で法令を読んでいました。(法令の文章は硬い文章なので頭がカチカチになります)

さて、表題の「スケジュール管理」についてですが、様々な方法や意見が世の中にはあふれています。

なので、私はまず前提として、『自分に合った方法を見つけルール化し継続すること』が大事です、と言いたいと思います。

最近では、便利なツールもたくさんあり目移りしますが、その中でも一番自分にとって、限られた時間を有効活用できる方法を選ぶべきです。「スケジュール管理」の方法やツールについて無駄に時間をかけて『時間』がなくなってしまったら本末転倒ですしね。

そういうことでここでは、目線を変えて、スケジュールを「たてる」ことではなく、スケジュルの実績(結果)を「振り返る」ことについて書きます。

結論を先に言うと、「振り返ること」は、とてもオススメです。

具体的には3点メリットがあるかと思います。

  1.  翌日や翌週、翌月に改善できる
  2.  自分ではなかなか気づきずらいこと(ex.無駄となっている時間の使い方等)に気付ける
  3.  「振り返り」自体には、たいして時間が掛からず ” 時間対効果 ”  が高い

詳しく掘り下げると、1.については、流れていく毎日の中で、スケジュールという基本であり活動の源となるものから見直しができるということ。

2.については、こちらも、流れていく毎日の中では印象に強く残ったことでしか気づけないマイナスに、客観的な時間を使った結果という概念から気付けるということ。

3.はそのままで、手帳やスマホをサーっと見直して気づいたことをメモするなりすれば、すぐ終わるので気軽にできることでしょうか。

実践している人はしているけど、やろうと思っているけどできていない人も多いのではないでしょうか。

そんな私も、社会人2~3年目くらいまでは、忙しさにかこつけて行っていませんでした。

ただ、その後、年を重ねる中で、「振り返り」をしたことで、目に見えて良い結果につながったことがあり習慣となりました。(やはり、習慣化には理論だけではなかなか難しく、小さくてもよいので成功体験が大切だと実感しています)

今では、精度を上げるために少し発展させたりもしています。

具体的には、スケジュールを組むことはスマホのグーグルカレンダーで行い、実際の結果については実績(実際の動き)を漏れなく紙の手帳に書き込むということをしています。(1日何回かスキマ時間に2,3分で行います)

いわば行動日記(ライフログ)みたいなものです。

ちなみに紙の手帳のページは週間バーチカルタイプ(1ページに1週間で日毎に時間軸があるタイプ)です。

予定としてのスケジュール表は、終わった後に実績とずれることもあれば、細かいスキマ時間のスケジュールをわざわざ事前に載せない運用かと思いますが、実績をつけることによって、後々にしっかりとした「振り返り」が可能となります。

ちなみに、この方法の「振り返り」から、先週は平日に丸1日ディズニーランドに行ったのに、その前の週より生産性が高かったことが分かりました。

貴方も自分では気づいていないことに気付けるかもしれません。

是非、試してみてください。

では、また硬い文章の世界(法令の世界)に戻ります。

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